در آژانسهای گردشگری و مهاجرتی، فروش فقط ثبت نام مشتری نیست. بعد از توافق، مدارک باید دریافت شود، قرارداد باید ثبت شود، پرداختها باید کنترل شود و وضعیت تسویه باید برای فروش، عملیات و مدیریت قابل مشاهده باشد. اگر این اطلاعات پراکنده باشد، خطا و دوبارهکاری زیاد میشود.
چرا مدیریت قرارداد و پرداخت در CRM مهم است؟
وقتی قراردادها در پوشههای مختلف، پیامهای واتساپ یا فایلهای پراکنده نگهداری شوند، پیدا کردن آخرین وضعیت مشتری سخت میشود. CRM میتواند همه اطلاعات فروش، مدارک، پرداخت و پیگیری را در یک پرونده واحد نگهداری کند.
کنترل مدارک مشتری
برای تور، ویزا یا خدمات مهاجرتی، هر پرونده مدارک خاص خود را دارد. CRM میتواند چکلیست مدارک ایجاد کند تا مشخص باشد چه چیزی دریافت شده، چه چیزی ناقص است و چه کسی مسئول پیگیری آن است.
چکلیست نمونه مدارک ویزا
| مدرک | وضعیت | مسئول پیگیری |
|---|---|---|
| پاسپورت | دریافت شده | کارشناس ویزا |
| عکس پرسنلی | ناقص | کارشناس فروش |
| تمکن مالی | در انتظار مشتری | واحد پرونده |
| فرم سفارت | تکمیل شده | کارشناس ویزا |
| بیمه مسافرتی | نیاز به صدور | عملیات |
مدیریت پرداخت و تسویه
در بسیاری از فروشها، پرداخت به صورت مرحلهای انجام میشود. ثبت پیشپرداخت، مانده حساب، سررسید پرداخت و وضعیت تسویه در CRM باعث میشود واحد فروش و مالی تصویر مشترکی از وضعیت مشتری داشته باشند.
کاهش اختلاف بین فروش و عملیات
گاهی فروش قولی به مشتری میدهد اما عملیات از آن بیخبر است؛ یا مدارک دریافت شده ولی در جای درست ثبت نشده است. وقتی همه چیز در CRM باشد، انتقال کار بین واحدها شفافتر میشود.
نمونه کنترل پرداخت در CRM
| مرحله پرداخت | مبلغ | وضعیت |
|---|---|---|
| پیشپرداخت | ۲۰ میلیون تومان | پرداخت شده |
| قسط دوم | ۳۰ میلیون تومان | سررسید ۵ روز آینده |
| مانده نهایی | ۱۵ میلیون تومان | در انتظار تسویه |
| هزینه خدمات اضافه | ۵ میلیون تومان | نیاز به تأیید مشتری |
جمعبندی
مدیریت قرارداد، پرداخت و مدارک در CRM باعث میشود پرونده مشتری از حالت پراکنده خارج شود. نتیجه آن کاهش خطا، پیگیری دقیقتر، رضایت بیشتر مشتری و کنترل بهتر جریان مالی آژانس است.